I processi di produzione automatizzata sono una prassi standard nel settore industriale. Basti pensare a come vengono costruite le automobili. Tuttavia, in molti uffici, l’automazione è ancora qualcosa di inusuale. Ogni fase della lavorazione del documento viene svolta manualmente e in molti casi non si può evitarne la duplicazione. Una simile inefficienza è uno spreco di tempo e denaro, che le piccole-medie imprese non possono permettersi. Ѐ proprio qui che lo strumento convert+share di DEVELOP può fare una grossa differenza – e con il minimo sforzo.
convert+share offre funzioni che sono tanto efficienti quanto facili da usare. Queste funzioni permettono di poter fare a meno del lavoro manuale e ottimizzano in modo sostenibile la lavorazione del documento, ad esempio scannerizzando documenti come file .docx e mandandoli direttamente da una stampante multifunzione a file Windows, indirizzi e-mail, Google Docs, Evernote o Microsoft SharePoint. Tutto ciò vi fa risparmiare tempo e fatica – e vi permette di concentrarvi su cose più importanti.
Con convert+share semplicemente scansionate i vostri documenti con una stampante multifunzione e ricevete un PDF ricercabile che vi permette di copiare sezioni rilevanti del testo in qualsiasi altro documento. Se dovete modificare il testo, vi basta usare la funzione dello strumento Scan-to-Word per creare un file .docx che potete aprire e modificare con Microsoft Word. Tutto ciò vi risparmia un bel po’ di tempo.
convert+share vi dà la possibilità di scannerizzare in una volta tutti i vostri documenti. Ѐ sufficiente mettere un foglio di carta con un codice a barre prestampato sulla parte superiore di ogni documento. L’intera pila di fogli verrà quindi scannerizzata in una volta e le scansioni verranno separate automaticamente e inviate al relativo file – facili da trovare, archiviate correttamente e molto più veloci delle scansioni manuali.
Finora avrete probabilmente inviato i vostri documenti via e-mail al vostro indirizzo, aperto il rispettivo database e quindi archiviati lì. Ora potete evitare tutti questi passaggi perché convert+share vi consente di scannerizzare i documenti direttamente nei database di Google Docs, Microsoft SharePoint, Evernote o Windows.
Con il supporto dell’OCR di zona, convert+share velocizza l’estrazione di informazioni come ad esempio il nome o il numero di conto del cliente del vostro documento scannerizzato. Una caratteristica particolarmente interessante quando si vuole archiviare un documento in un sistema di gestione di documenti elettronici come store+find. L’OCR di zona riconosce automaticamente le sezione predefinite in un documento. In questo modo non c’è più bisogno di inserire manualmente parole chiave o termini di indicizzazione, poiché le rispettive informazioni saranno collegate direttamente al vostro documento – tutto questo rende l’archiviazione molto più semplice e la ricerca dei documenti più veloce.
La maggior parte dei sistemi di archiviazione elettronica richiede che i documenti siano formattati come file PDF/A, ma purtroppo molte stampanti multifunzione non supportano tali formati. Anche questo non è più un problema con convert+share, che scansiona documenti come file PDF/A in modo da renderne l’archiviazione più facile.
convert+share vi offre la straordianria possibilità di memorizzare i vostri documenti nel formato richiesto direttamente con la multifunzione all’interno di store+find, software di gestione dei documenti elettronici di DEVELOP.
convert+share è sinonimo di semplicità. Ѐ facile da configurare, anche per i non specialisti in tecnologie informatiche, e non potrebbe essere più facile da avviare. Dovreste vedere con i vostri occhi!
Amministrazione utente
– Accesso diretto al flusso di lavoro dal pannello della stampante multifunzione
– Hot folder per il trasferimento dei file di documenti digitali ad altri formati e il loro inoltro diretto al pannello di destinazione tramite convert+share
Elaborazione di documenti
– Separazione con codici a barre
– Creazione di file PDF/A e PDF ricercabili, funzionalità Scan-to-Word
– OCR di zona
Trasferimento di documenti
– Salvataggio diretto dei documenti in file di MIcrosoft SharePoint, Evernote, Google Docs e Windows
– Inoltro documenti via e-mail
Acquisizione diretta dei documenti con store+find, il sistema di gestione di documenti elettronici di DEVELOP
